Job Offer: Procurment Assistant Job at International Rescue Committee (IRC) – NewJobs Cameroon

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    Job Offer: Procurment Assistant Job at International Rescue Committee (IRC) – NewJobs Cameroon

    Requisition ID: req28721

    Job Title: Procurment Assistant (Maroua)

    Sector: Operations

    Employment Category: Regular

    Employment Type: Full-Time

    Open to Expatriates: No

    Location: Maroua, Cameroon

    Job Description

     

    The International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des services de soins vitaux et d’aide à la survie aux réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. Travaillant aujourd’hui dans plus de 40 pays, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déplacées qui luttent pour survivre. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont brisés par un conflit ou une catastrophe à survivre, à se remettre et à prendre leur avenir en main.

     STRATÉGIE DE L’IRC AU CAMEROUN

    L’IRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes affectées par la violence liée à Boko Haram, dans l’extrême nord du pays.  L’assistance aux populations déplacées s’étend à l’ensemble de l’Extrême-Nord, notamment à Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, en mettant en œuvre des programmes vitaux visant à accroître l’accès à l’eau et à améliorer les pratiques d’hygiène dans les communautés vulnérables déplacées et d’accueil, des programmes d’aide financière pour permettre aux familles pauvres de subvenir à leurs besoins de base et d’améliorer leur sécurité alimentaire, et des programmes de protection, y compris la réponse aux besoins spécifiques des femmes et des filles. Le bureau de coordination est situé à Maroua, avec une base de terrain à Kousseri et un bureau de représentation à Yaoundé.

    Suite à la crise croissante dans les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest du Cameroun, l’IRC a étendu ses opérations à la région du Sud-Ouest en août 2018. L’IRC fournit une aide humanitaire vitale aux personnes déplacées à l’intérieur du pays, avec une base de terrain à Buea.

    Dans son plan d’action stratégique 2020, l’IRC Cameroun s’est engagé à continuer à fournir des services humanitaires essentiels, en mettant l’accent sur la sécurité dans les communautés et en veillant à ce que les populations affectées puissent satisfaire leurs besoins de base, tout en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier les femmes et les filles, et en répondant aux besoins des jeunes. L’IRC Cameroun est financé par des bailleurs de fonds européens et américains.

    Sous la supervision directe du Procurement Officer, le Procurement Assistant est chargé d’assurer la réalisation des achats, la passation des commandes pour garantir la bonne mise en œuvre des activités d’approvisionnements sur la Base.

    Le Procurement Assistant sera chargé de :

    Réaliser les achats

    Il/Elle constitue des dossiers d’achat conformément aux procédures de l’organisation et les mécanismes mis en place sur la base

    Il/Elle assure la circulation des dossiers d’achat sur la base et selon les seuils de validation envoie les dossiers à valider en coordination

    Il/Elle fait valider la qualité des marchandises aux demandeurs dans le cadre d’achats (Echantillon donné par le fournisseur, éventuellement visite conjointe chez le fournisseur avec le demandeur, et s’assure de la livraison conjointe des commandes avec le Warehouse Assistant.

    Il/Elle effectue les achats dans le strict respect des procédures IRC et de ses bailleurs de fonds tout en respectant les délais fixés convenus avec les demandeurs et en obtenant des produits au meilleur rapport qualité et prix

    Il/Elle s’assure que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats IRC

    Il/Elle contrôle la conformité des documents remis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison, documents administratifs et fiscaux

    Il/Elle s’assure de la revue des dossiers pour vérifier la conformité avant de les introduire à l’étape paiement aux finances.

    Il/Elle assure le bon archivage physique et électronique de tous les documents d’achat de la base.

    Il/Elle participe à la préparation des audits dans son domaine de compétence

    Il/Elle assure la relation avec les fournisseurs et prestataires et peut être amené à gérer les litiges avec ceux-ci en collaboration avec sa hiérarchie

    Contribuer au suivi des achats de la base

    Il/Elle participe à la mise jour du suivi des achats de la base (PRTS) et le partage avec les différents programmes de la base et sa hiérarchie de façon hebdomadaire tous les vendredis.

    Il/Elle assiste le Procurement Officer dans la mise à jour du Master Procurement Plan (MPP) de la base sur Box en lien avec les autres bases de façon hebdomadaire et mensuel.

    Il/Elle organise des rencontres avec les départements pour clarifier les demandes d’achat

    Il/Elle effectue le suivi des achats et contrats d’achat de biens et de service de la base

    Il/Elle participe aux rencontres avec les départements pour lever les difficultés liées aux achats

    Assure la circulation des dossiers d’achat sur la base et selon les seuils de validation envoie les dossiers à valider en coordination

    Contribuer à la mise en place de la base de données des fournisseurs

    Il/Elle participe à la mise en place et à l’actualisation des outils lies aux approvisionnements (contrat cadres, base de données fournisseurs, liste de prix…)

    Il/Elle participe à la mise en place et au suivi des contrats cadres pour tous les achats récurrents de la base (Fournitures de bureau, produits d’entretien, quincaillerie, pièces, achat projet…)

    Participer à la gestion financière de la base

    Il/Elle est autorisé(e) à prendre des avances de caisse professionnelles et justifier toutes les dépenses conformément aux procédures de l’organisation

    Il/Elle effectue le suivi des tranches de paiement avec le département finance jusqu’à la conclusion des contrats/Dossier d’achat

    Il/Elle contribue à l’élaboration du prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.

    II/Elle contribue à la planification et au suivi des paiements des fournisseurs en lien du Procurement Officer

    Rapportage

    Contribuer aux rapports internes lies aux achats (Procurement Plan, BVA, PRTS, Paiements…)

    Assurer la collecte de données de qualité en rapport avec les activités d’achats

    Assurer la communication régulière avec le Procurement Officer pour intégrer les priorités dans la mise en œuvre des activités du support et des programmes.

    Effectuer toutes autres taches à la demande de sa hiérarchie

    Engagement en général

    S’engager à respecter les politiques de signalement obligatoires

    S’engager à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces politiques dans son cadre de travail

    Etre disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC

    Update

    Qualifications

    Niveau minimum requis : Bac +2/3 en Logistique et Transport, Commerce International et Transport, logistique industrielle ou encore une certification professionnelle en approvisionnement, achats ou Logistique : Bioforce, CIPS, CILT, CLH…

    Solide expérience d’au moins 3 ans sur un poste de gestion d ‘achats ou de la logistique

    Avoir un degré très élevé de probité et d’intégrité morale : Honnêteté, Rigueur et transparence / procédures et lutte contre la fraude

    Expérience soutenue dans le domaine des achats au sein des ONG Humanitaires internationales

    Expérience dans le domaine de la logistique humanitaire dans la ville de Maroua sur un poste d’acheteur ou de logisticien sera un grand avantage

    Solides compétences en gestion des approvisionnements : Plan d’achats, analyse des pro formas/devis, Appels d’offres

    Être très attentifs dans les détails, et avoir un esprit critique pour la conformité et I ‘exactitude des procédures

    Composition du dossier de candidature :

    Lettre de motivation adressée à la Directrice Pays de IRC Cameroun ;

    CV

    Photocopie(s) du/des diplômes exigé(s) ;

    Photocopie de la carte nationale d’identité ;

    Photocopies des documents qui justifient l’expérience du candidat (attestations de stage et d’emploi, certificat de travail)

     Dépôt des Candidatures

    Les candidatures seront soumises en ligne via le lien indiquée par le service des RH de IRC

    Les dossiers complets peuvent également être déposer dans une enveloppe anonyme portant la mention : « Recrutement du Procurement Assistant, Base de Maroua » dans les bureaux de IRC à :

    Maroua quartier Pitoire

    Yaoundé derrière Usine Bastos

    Kousseri quartier résidentiel

    Buea Camp sic 3e bâtiment après John Chi,

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